Area Administrativa
•Contabilidad
El principal objetivo de éste sistema es facilitar la administración de la función contable de la empresa con el manejo oportuno y veraz de su información. Este sistema permite tener los controles necesarios para manejar la información financiera con elementos modernos; permite contar con las herramientas necesarias para una oportuna toma de decisiones; se obtiene la información financiera en el momento en que se necesite y le auxilia a cumplir con la responsabilidad fiscal con rapidez y eficiencia.
• Cuentas por cobrar En este módulo se controla la cartera de clientes del Hotel de manera automática, ya que está enlazada al 100% con el sistema de contabilidad tomando de esta fuente la información correspondiente a las cuentas por cobrar, logrando eliminar una doble captura y la posibilidad de errores en la misma. Comprende este sistema las operaciones provenientes de huéspedes y compañías a quienes se otorga crédito, así como de renta de salones, celebraciones y eventos diversos. Permite el sistema obtener reportes en el momento en que desee de manera actualizada.
• Cuentas por pagar Este sistema sirve de apoyo para la cada vez más difícil administración de los compromisos contraído con los proveedores que a su vez generan una diversidad de registros y controles, requiriendo un mayor esfuerzo y proporcionando errores que dificultan la oportunidad de la información. El sistema de cuentas por pagar, proporciona un medio dinámico y preciso para el registro y control de las operaciones realizadas con proveedores y proporciona , además , a los administradores de la función de proveedores, suficiente información para sus actividades de análisis y planeación, así como apoyo para la optimización del flujo de efectivo.
• Posición de bancos Este sistema sirve de apoyo para la cada vez más difícil administración de los compromisos contraído con los proveedores que a su vez generan una diversidad de registros y controles, requiriendo un mayor esfuerzo y proporcionando errores que dificultan la oportunidad de la información. El sistema de cuentas por pagar, proporciona un medio dinámico y preciso para el registro y control de las operaciones realizadas con proveedores y proporciona , además , a los administradores de la función de proveedores, suficiente información para sus actividades de análisis y planeación, así como apoyo para la optimización del flujo de efectivo.
• Inventarios El sistema de control de inventarios ha sido diseñado para ayudar a mejorar el control de inventario, que a su vez representa una importante partida dentro del activo de toda empresa. Los objetivos de este sistema son proporcionar información actualizada que permite mejorar la toma de decisiones y reducir el inventario, así como mantener un estricto control de los operaciones en el Hotel. Estos objetivos ayudan a establecer una eficiente asignación de recursos financieros para el inventario, manteniendo un nivel de servicio satisfactorio para las demandas de consumo de los huéspedes, maximizando así en retorno de la inversión en inventario.
• Alimento y bebidas Este sistema permite el control de movimientos de artículos de centros o áreas de servicio como son traspasos entre cocinas, traspasos entre cocinas y bares, bajas de mercancías y devoluciones a almacén; también lleva control del consumo de empleados y de comandas expedidas en el área de servicio. Contiene además, un módulo de libro de recetas que permite conocer cualquier momento el costo actualizado de cada uno de los platillos y recetas que componen el recetario del Hotel. Permite identificar el costo global por área de servicio, considerando todos los posibles movimientos generados por ese centro. Proporciona costos globales diarios y costos mezclados de restaurantes y bares.
Área Operativa
•Registro de huéspedes Este módulo contempla en control de huéspedes en proceso de registro y a los ya registrados; además controla el manejo de las habitaciones dentro del Hotel. Debido a su diseño permite un ágil Check-In y a su vez un rápido Check-Out, significando éste un buen servicio y atención a sus huéspedes. Siendo la recepción donde se tiene el primer contacto con el Hotel, es muy importante ser lo más eficiente posible y para facilitar esto, nuestro sistema provee al recepcionista con herramientas e información necesaria para lograrlo.
• Auditoria El módulo de auditoría nocturna a sido pensado y diseñado para hacerlo más eficiente y ágil el proceso de los auditores y empleados que en él interfieren. Su principal característica es que el proceso de auditoría nocturna es independiente de las demás funciones, o sea que no requiere la suspensión de labores ni del equipo o del personal, ya que el sistema opera las 24 horas del día los 365 días del año sin detenerse.
• Caja o facturación Este es uno de los módulos más críticos e importantes dentro de un sistema de Área Operativa. Es responsable principalmente del manejo de cargos en línea, a folios de huéspedes en el Hotel o de no huéspedes, de la actualización automática del archivo para auditoría, impresión y visualización de folios bajo demanda y conexión con los sistemas de punto de venta en los diferentes centros de servicio. En suma, este módulo provee un control automático en el manejo de folios, balance de cuentas, conciliación de caja, auditoría por día o por turno y de cuentas por cobrar.
• Ama de llaves En este módulo usando una estación de vídeo en el departamento de ama de llaves se pueden hacer actualizaciones en los estados de la habitaciones directamente, así como obtener los diferentes reportes que se requieran, Además se tiene la opción de enviar y recibir mensajes al Front-Desk para agilizar la comunicación entre ambas áreas mejorando la eficiencia de la habilidad de las habitaciones. Usando el teléfono de la habitación y se cuenta con un conmutador digital la camarista puede enviar una señal al ingresar y dejar un cuarto y de esa forma se archiva su actividad generándose información de su productividad, aunado al que al quedar la habitación limpia, ésta se actualiza en línea utilizando su mismo teléfono. Reservaciones
El Módulo de Reservaciones permite al personal de reservaciones responder rápida y exactamente a los llamados que requieren habitaciones a futuro. Este módulo reduce significativamente el papeleo, el trabajo físico y otros procedimientos administrativos. Provee al encargado de reservaciones de más tiempo para atender personalmente los llamados y para vender los diferentes servicios ofrecidos por el Hotel. La información almacenada pude ser accesada rápidamente y muchos de los procedimientos como son: Proceso de reservaciones, Actualización de información y la Generación de confirmaciones, son simplificados grandemente. • Agencia de viajes y grupos
Las principales funciones de este módulo son las de controlar la productividad de las agencias de viaje y de cálculo de comisiones a las mismas. Todo esto se obtiene al crear estadísticas que permiten dar un cercano seguimiento a cada agencia. Maneja, además agencias mayoristas y minoristas, logrando una mejor relación entre Hotel y sus agencias. El sistema ofrece una gran flexibilidad para crear y mantener reservaciones de grupos, manejar folios maestros para todo un grupo o para cada individuo, el registro de grupos es ágil, pudiendo asignar habitaciones antes de su llegada, usando el rooming list.
• Historia de huéspedes
La principal función de éste módulo es la de proveer al Hotel de información para mejorar la atención y los servicios a los huéspedes. Generando mayores utilidades debido a un ingreso repetitivo de huéspedes reforzado por campañas publicitarias basadas en los requerimientos especiales y preferencia de los mismos. área Recreativa La seguridad e higiene y las medidas contra posibles escándalos comprenderían los ambientes siguientes:
• bares
• clubes nocturnos
• albercas
• espacios deportivos
Finanzas
•En esta área se pretende manejar de manera eficiente las operaciones financieras que ocurren dentro de la empresa. Así como mantener la contabilidad del hotel al día reportar los estados financieros y proporcionar los análisis financieros del hotel, gestionar las actividades de índole legal y del Franquiciatario. •El Departamento de Finanzas es un organismo asesor y ejecutor, cuyo objetivo es obtener, c
ontabilizar, controlar e informar la ejecución de los recursos económicos
Recursos Humanos
•Este departamento se dedicará a mantener las relaciones laborales y personales entre todos los empleados del negocio para optimizar los servicios y hacer las actividades lo más eficiente posible, además de que tendrá que reclutar y capacitar al personal necesitado, e inducir correctamente a los nuevos empleados.
Este departamento mantendrá a los empleados y clientes comunicados con la administración, de esta manera se logrará un ambiente agradable de trabajo. Otras funciones incluyen:
•Evaluar el trabajo de todos los empleados
•Asegurarse de que todo el personal sea respetuoso y educado
•Elaborar los contratos de todos los empleados
Objetivos Fundamentales:
•Medir el potencial humano.
•Mejorar el desempeño y estimular la productividad.
•Oportunidades de crecimiento y participación de todos los miembros de la organización. •Definir la contribución de los empleados.
Ventas
•Este departamento complementa a todos los demás, pero se dedica principalmente a las ventas y a la publicidad, aquí es donde se contacta a los clientes y se les presenta la empresa para ofrecerles nuestros servicios. Los directores de eventos, ventas y cuentas son los que informan a los gerentes correspondientes las decisiones de los clientes y:
•Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios
•Elaborar estrategias de publicidad y promoción
•Buscar clientes potenciales
•Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.
•El gerente general participa activamente en esta área por dos razones básicas.
En primer lugar las ventas y su desarrollo son una actividad variada del hotel y no para las operaciones que se hacen día a día, en segundo lugar la política de ventas del hotel se entrelazan con la imagen de este ante el publico y el gerente general desea mejorar esa imagen.
•El departamento esta encabezado por un director de ventas, al que se conoce algunas veces como vicepresidente de ventas o puede llevar un titulo inferior como el gerente de ventas. En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-areas en las que normalmente se divide la función de ventas. Congresos y Convenciones.
•En ciertos hoteles estos actos requieren personal especializado que se encarga de reservar y organizar, todo lo relacionado con la utilización de salones para convenciones y material a subcontratar.
•En Hoteles de capacidad alojativa reducida, suele existir una figura profesional denominada Responsable de Grupos y convenciones, que se encarga de la gestión de las reservas de Grupos y de la cotización, seguimiento, venta y organización de los diferentes eventos que se pueden desarrollar en un establecimiento hotelero, pudiendo ser un Congreso, una Convención, un Seminario, un Show Room, etc...
•En la mayoría de los casos esta persona suele pertenecer al Departamento Comercial de la empresa, pero existen empresas en las que pertenecen al Departamento de Recepción ya que la venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas. En este caso el Responsable de Grupos y Convenciones, se encarga de la organización del evento una vez la venta está cerrada.
